7 veelgestelde vragen (en antwoorden!) over een fiets van de zaak

Uit welke fietsregelingen kan ik kiezen?

Op dit moment zijn er vier verschillende regelingen waaruit je kunt kiezen:

• • een (lease)fiets van de zaak

• • een deel van het brutoloon gebruiken

• • een kilometervergoeding

• • een renteloze lening

Jouw situatie als werkgever bepaalt de regeling(en) waarvan je gebruik kunt maken. Het maakt voor de regelingen niet uit wat voor fiets van de zaak je werknemer kiest, of het nou gaat om een e-bike, speed pedelec, mountainbike of een andersoortige fiets.

 

Wat houdt de ‘fiets van de zaak’-regeling in?

Als werkgever kun je met een fiets van de zaak een fiets leasen of kopen die je vervolgens ter beschikking stelt aan je werknemers. Deze fietsregeling staat ook wel bekend als het fietsplan. In tegenstelling tot de andere regelingen, waarbij de werknemer eigenaar is van de fiets, is de fiets van de zaak letterlijk dat: van de zaak.

Het gebruik van een fiets van de zaak kan invloed hebben op andere vergoedingen. Zo komen werknemers die van deze fietsregeling gebruikmaken niet in aanmerking voor een onbelaste reiskostenvergoeding voor dezelfde woon-werkkilometers. Komen zij echter met een ander vervoermiddel of het openbaar vervoer naar de werkplek, dan mogen zij hiervoor nog steeds de kilometers vergoed krijgen.

 

Waar moet je als werkgever rekening mee houden?

Omdat het voordeel van privégebruik van de fiets als loon in natura wordt beschouwd, gelden hiervoor een aantal fiscale regels voor werkgevers:

• • Je houdt loonbelasting en premie volksverzekeringen in over dit loon;

• • Je betaalt premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw over dit loon;

• • Je kunt dit loon als eindheffingsloon aanwijzen als je daar genoeg vrije ruimte voor hebt.

Goed om te weten:

• • De reiskostenvergoeding mag onbelast blijven voor dagen dat je werknemer op een andere manier naar de werkplek reist;

• • Er geldt geen onbelaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer met de fiets;

• • Je mag volgens een jaarlijkse afschrijving de kosten voor de fiets in mindering brengen op je winst.

• • De btw mag alleen in sommige gevallen geheel of gedeeltelijk afgetrokken worden.

 

Mag je werknemer de fiets onbeperkt privé gebruiken of alleen voor woon-werkverkeer?

Bij een fiets van de zaak mag de fiets onbeperkt privé gebruikt worden, want in dit geval betaalt de werknemer een bijtelling voor privégebruik. Deze bedraagt 7% van de consumentenadviesprijs (inclusief btw) van de fiets.

 

Rekenvoorbeeld

Stel, de adviesprijs van de elektrische fiets die je werknemer gekozen heeft is 2.000 euro, dan komt de jaarlijkse bijtelling van 7% neer op 140 euro. Jij als werkgever betaalt over dit bedrag premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw.

De werknemer betaalt op dienst beurt over dit bedrag de loonbelasting en premie volksverzekeringen. Wanneer het bruto jaarloon van deze werknemer 35.000 euro is, komt dat neer op een bedrag van 4,30 euro per maand voor een fiets van 2.000 euro (prijspeil 2023).

Betaalt de werknemer mee aan de fiets? Dan mag de maandelijkse eigen bijdrage in mindering gebracht worden op het bedrag van de bijtelling, mits de maandelijkse bijdrage lager is dan het bedrag van de bijtelling zelf.

Hoe werken de andere fietsregelingen?

In plaats van een fiets van de zaak kun je ook voor een andere fietsregeling kiezen:

 

Een deel van het brutoloon gebruiken

Als werknemer kun je een deel van je inkomen gebruiken om een fiets te kopen. Dit bedrag valt dan onder de eindheffingsloon. Hierover betaalt de werkgever geen belasting, zolang het bedrag binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling blijft.

Omdat het bedrag van het brutoloon af gaat, hebben zowel de werknemer als werkgever hier fiscaal voordeel van.

Een kilometervergoeding 

Als werknemer kun je de fiets ook kopen met het geld dat je krijgt als vergoeding voor de kilometers die je naar je werk fietst. Een vergoeding tot 23 cent per kilometer is onbelast.

Een renteloze lening

Als werkgever kun je ook het aanschafbedrag voor een fiets als renteloze lening ter beschikking stellen aan je werknemer. Dit gaat niet van de vrije ruimte af, want je werknemer betaalt de lening terug, eventueel via de kilometervergoeding.

 

Hoe verschilt de nieuwe fietsplanregeling van de oude?

Bij de oude regeling moest je als werkgever nog de werkelijke waarde bepalen van het voordeel van privégebruik. In het nieuwe fietsplan is deze waarde op een vast tarief gesteld en moet de werknemer bijtelling betalen van 7%.

De nieuwe fietsregeling maakt dus administratief het een en ander een stuk eenvoudiger en voorkomt ook discussie. Het maakt immers niet meer uit of je werknemer de fiets gebruikt om naar werk te komen of er alleen privé kilometers mee maakt.

 

Kan ik als ZZP’er ook een fiets van de zaak krijgen?

Dat kan zeker. Zorg er in dat geval wel voor dat je jouw fiets voor minimaal 10% zakelijk gebruikt.

Voor je inkomstenbelasting moet je rekening houden met de volgende dingen:

• • De bijtelling van 7% van de adviesprijs van je fiets tel je op bij je winst;

• • De kosten voor aanschaf kun je in delen aftrekken van je winst op basis van de jaarlijkse afschrijving;

• • Eventuele losse kosten zoals een fietsverzekering, reparaties of accessoires zijn ook aftrekbaar;

• • Je mag geen reiskostenvergoeding rekenen voor de zakelijk gereden kilometers.

Wat betreft de btw aftrekken kun je de btw van de aanschafkosten en losse kosten aftrekken als voorbelasting. Let op: als je de fiets ook privé gebruikt, zijn er verschillende manieren waarop je met de btw om kunt gaan.

 

Kan ik als werkgever beter een fiets kopen of leasen?

Als werkgever is het leasen van een fiets doorgaans een betere optie dan het kopen ervan.

Bij het kopen van een fiets draag je als werkgever zelf de volledige aanschafkosten en ben je verantwoordelijk voor het onderhoud. Dit betekent een hogere zware initiële investering en terugkerende kosten voor onderhoud en reparaties. Daarnaast komen bij aankoop van een fiets nog andere administratieve lasten om de hoek kijken, zoals het bijhouden van afschrijvingen.

Leasen daarentegen biedt meer financiële en administratieve voordelen.

 

Voordelen van een leasefiets

 

All-in maandelijkse kosten

Je ontzorgt jezelf en je werknemer helemaal in het investeren in de aanschaf van een nieuwe fiets. Daarnaast zijn alle kosten voor de leasefiets, zoals onderhoud, reparaties en verzekeringen inbegrepen in het maandelijkse leasebedrag.

Fiscaal aantrekkelijk en administratief gemakkelijk

Zowel werkgevers als werknemers profiteren van belastingvoordeel, zoals lagere loonheffing en eventuele btw-voordelen. Daarnaast heb je ook niet te maken met aanvullende administratie, aangezien de leasefiets voor zowel ritjes naar kantoor als privé gebruikt mag worden.

Duurzaam mobiliteitsbeleid

Het aanbieden van een leasefiets past binnen een duurzaam mobiliteitsbeleid, wat goed is voor zowel het milieu als je bedrijfsimago.

Leasecontract op maat

Leasecontracten kunnen afgestemd worden op de behoeften van zowel de werkgever als de werknemer, met opties voor bijvoorbeeld vervroegde inlevering bij einde van het dienstverband. Aan het einde van het leasecontract zorgt de leasemaatschappij voor de afhandeling van de fiets, inclusief de restwaarde.

Keuzevrijheid en flexibiliteit

Van e-bikes en speed pedelecs tot bak- en racefietsen: doordat ze een leasefiets kunnen kiezen die bij hen past, is de kans groter dat werknemers vaker de fiets zullen pakken, ook privé.

Wil je weten wat fietslease bij Cyclis voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk de mogelijkheden voor werkgevers of neem contact met ons op, ook als je slechts tijdelijk een zakelijke fiets nodig hebt.