Elektrische fiets van de zaak: nu administratief nog makkelijker

Woon-werkverkeer: bewijslast gaf altijd veel gedoe

Voor woon-werkverkeer en de reiskostenvergoeding geldt op dit moment dat de werkgever moet kunnen aantonen hoe de werknemer naar de werkplek reist. Het bijhouden van dit woon-werkverkeer is administratief veel werk als iemand een privévervoermiddel én een fiets van de zaak gebruikt. Veel gedoe dus om deze bewijslast te leveren.

Om meer werkgevers te stimuleren voor het nieuwe fietsplan, wil de overheid de administratie van het woon-werkverkeer vereenvoudigen.

Individuele afspraken over eigen vervoer

De bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding wordt op de volgende manier vereenvoudigd:

Werkgever en werknemer mogen afspraken met elkaar maken over hoeveel dagen per week de werknemer met de fiets van de zaak naar de werkplek reist en hoeveel dagen met eigen vervoer. Op basis hiervan wordt de vaste reiskostenvergoeding vastgesteld.

Natuurlijk moeten deze afspraken in redelijke mate aansluiten bij de realiteit en de situatie van de medewerker. Maar de afspraak vervalt niet meteen als een werknemer er incidenteel vanaf wijkt.

Fietsplan: een elektrische fiets van de zaak

Met deze vereenvoudigde bewijslast wordt het voor werkgevers nog aantrekkelijker een fietsplan aan te bieden aan enthousiaste medewerkers.

Wanneer je een partner zoekt voor een elektrische fiets leasen, is het dan ook goed om te kijken naar de administratieve afronding. Bij Cyclis zorgen we dat je zoveel mogelijk tijd en moeite bespaart, door directe en persoonlijke contacten te onderhouden met individuele (potentiële) deelnemers aan het fietsplan.

Naast de vereenvoudiging van de administratie, draag je met een investering in e-bikes of gepersonaliseerde ideale fiets voor werknemers, bij aan goed werkgeverschap. De fietsregeling zorgt daarnaast ook voor gezonde werknemers.

Elektrische fiets als zzp’er leasen?

Als eenmanszaak mag je een elektrische fiets kopen of leasen voor zakelijk gebruik, mits deze voor ten minste 10% van je bedrijfsactiviteiten wordt gebruikt. De bijtelling voor de inkomstenbelasting bedraagt 7% van de adviesprijs. Het rekenvoorbeeld kun je vinden op deze pagina van de KVK. Deze bijtelling moet worden toegevoegd aan je totale winst.

Aftrekbare kosten voor zzp’ers

Het totaalbedrag dat je uitgeeft voor de fiets van de zaak, mag je aftrekken van je winst. Dit doe je door de jaarlijkse afschrijving van de fiets te berekenen. Op de informatiepagina van de Belastingdienst vind je hoe je de jaarlijkse afschrijving berekent.

Daarnaast komen gerelateerde kosten ook in aanmerking voor aftrek. Denk aan andere vergoedingen als:

• • Verzekeringspremies

• • Reparatierekeningen

• • Eventuele fietsaccessoires

Reiskostenvergoeding

Werknemers komen niet in aanmerking voor een kilometervergoeding als ze een fiets, bijvoorbeeld e-bike of speed pedelec van de zaak gebruiken voor zakelijke ritten. De onbelaste reiskosten vergoeding vervalt dus. Daarom is het leasen van een elektrische fiets van de zaak een aantrekkelijke optie. De reiskosten in verband met zakelijk afgelegde kilometers hoeven dan niet meer betaald worden.

Maak je de afspraak dat je de helft van de tijd gebruikmaakt van de fiets voor woon-werkverkeer? Dan gelden bepaalde reiskostenvergoedingen, voor alleen de dagen dat je gebruikmaakt van ander vervoer.

BTW aftrekken

Bedrijven kunnen de aanschafkosten van hun e-bike bedrijfsfiets en de daaraan verbonden kosten aftrekken als voorbelasting. Wanneer er privé gebruik wordt gemaakt van de fiets, moet er een plan zijn voor de afhandeling van de BTW. Gebruik daarvoor de BTW aftrek bij gemengd gebruik regeling van de Belastingdienst.

Je kunt de fiets onbeperkt privé gebruiken. Maar hierdoor wordt het wel minder aantrekkelijk voor de zakelijke kilometers die je ermee maakt.

Elektrische fiets van de zaak in 2023

De nieuwe wetgeving voor een elektrische fiets van de zaak maakt de administratie voor werkgevers eenvoudiger. De reiskostenvergoeding geldt alleen voor de dagen dat de werknemer niet met de leasefiets naar het werk komt. Tegelijkertijd maakt de werknemer gebruik van de fiscale voordelen van een fietsleaseplan. Deze schriftelijke afspraak maakt de bewijsvoering voor de werkgever een stuk eenvoudiger.

Fietslease plan van Cyclis: hoe werkt het?

Een elektrische fiets van de zaak leasen werkt heel eenvoudig. Stel je biedt werknemers een elektrisch fiets abonnement:

1. 1. Ons team stelt samen met jou en de HR een fietsplan op voor de medewerkers. We leveren alle benodigde documenten aan.

1. 1. Enthousiasmeer je medewerkers. Hiervoor kun je samen met Cyclis een kick-off event regelen. Hierbij informeren onze experts je collega’s. We zetten promotiemateriaal in als webinars, presentaties en infobrochures.

1. 1. Geïnteresseerde werknemers kunnen bij lokale fietswinkel hun favoriete fiets uitzoeken. Een e-bike leasen, speed pedelecs of elektrische bakfiets; alles is mogelijk. Onze medewerkers verzorgen vervolgens de leaseofferte op maat.

1. 1. Keur je de offerte goed? Dan houden wij de werknemer op de hoogte van de leverstatus van de zakelijke fiets.

1. 1. Houd je fietsvloot bij in de App. De My.Cyclis-tool geeft je zicht op onder andere de hoeveelheid fietsen en welke medewerker gebruik maakt van het leaseplan. Vanuit hier kun je eenvoudig de administratie bijhouden.

Is de leaseperiode afgelopen? Dan mogen werknemers de fiets overnemen voor de gecommuniceerde restwaarde. Ze kunnen de fiets ook kosteloos inleveren bij de lokale fietswinkel die de fiets verstrekt. Cyclis begeleidt de overname of inlevering volledig voor de werkgever.

Advies van een specialist?

Wil je meer weten over de nieuwe gemakkelijke regels voor de leaseplan administratie? Of heb jij (persoonlijke) vragen die je graag wilt bespreken met een specialist? Plan een 1 op 1 afspraak en ons team beantwoordt graag jouw vragen zodat je weloverwogen je keuze(s) kan maken.